Sind Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres insgesamt mehr als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig erkrankt, hat der Arbeitgeber nach § 167 Abs. 2 SGB IX die Pflicht, ein sog. betriebliches Eingliederungsmanagement (bEM) durchzuführen.
Zwar knüpft das Gesetz keine unmittelbaren Rechtsfolgen an die Durchführung bzw. Nichtdurchführung des bEM. Allerdings geht die Rechtsprechung davon aus, dass im Fall des Ausspruchs einer krankheitsbedingten Kündigung ohne vorherige Durchführung eines bEM die Interessenabwägung zulasten des Arbeitgebers geht, es sei denn, er kann beweisen, dass die Durchführung im konkreten Fall nutzlos gewesen und eine leidensgerechte Anpassung des Arbeitsplatzes oder eine Versetzung nicht möglich gewesen wäre, was in der Praxis (fast) unmöglich ist.
Vor diesem Hintergrund und aufgrund der Möglichkeit, die Arbeitsunfähigkeit zu überwinden und qualifizierte und eingearbeitete Arbeitnehmer durch eine leidensgerechte Anpassung ihres Arbeitsplatzes langfristig im Unternehmen zu halten, sollten Arbeitgeber bei Vorliegen der Voraussetzungen ihren erkrankten Mitarbeitern ein bEM anbieten.
Der Ablauf eines bEM lässt sich grob wie folgt skizzieren:
1. Das Einladungsschreiben
Ein bEM kann nur mit der Zustimmung des Arbeitnehmers durchgeführt werden. Es beginnt mit der Einladung des Arbeitnehmers, in der der Arbeitnehmer auf die Ziele des bEM, die Freiwilligkeit, die Möglichkeit des Einbringens eigener Vorschläge und die Möglichkeit der Hinzuziehung einer Vertrauensperson hingewiesen wird. Aus dem Einladungsschreiben muss zudem hervorgehen, dass die Beteiligung der betrieblichen Interessenvertretungen nur erfolgt, wenn der Arbeitnehmer dem zustimmt. Schließlich darf ein Hinweis auf die Art und den Umfang der für das Verfahren erhobenen und verwendeten Daten nicht fehlen.
Zwar ist gesetzlich keine besondere Form für das Einladungsschreiben vorgesehen, allerdings ist es nicht zuletzt zu Nachweiszwecken zu empfehlen, die Einladung mit den Pflichtinformationen dem Arbeitnehmer in Textform zu übermitteln und die Kenntnisnahme durch ihn bestätigen zu lassen.
Da ein bEM von der Rechtsprechung schon aufgrund eines unvollständigen Einladungsschreibens als fehlerhaft angesehen werden kann, ist bereits hier besondere Sorgfalt geboten.
2. Das Beratungsgespräch und der Suchprozess
Üblicherweise wird in einem ersten Beratungsgespräch zwischen Arbeitgeber, Arbeitnehmer und ggf. weiteren Beteiligten (wie etwa dem Betriebsrat, der Schwerbehindertenvertretung, der Vertrauensperson oder externen Beteiligten) erörtert, welche Leistungsbeschränkungen vorliegen, wie die aktuelle Arbeitsplatzsituation ausgestaltet ist und welche betrieblichen Maßnahmen zur Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit, wie etwa die Umgestaltung des Arbeitsplatzes oder die Versetzung des Arbeitnehmers, möglich sind. Dabei sind auch die Vorschläge des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. In diesem Gespräch oder im Anschluss daran sollte ein Maßnahmenplan als Grundlage für die spätere Umsetzung erstellt werden.
Das bEM ist bereits auf dieser Stufe abgeschlossen, wenn die Beteiligten keine zielführenden Präventionsmaßnahmen gefunden haben und sich einig sind, dass es hierfür auch keine weiteren Ansätze gibt.
In einem etwaigen folgenden Kündigungsprozess genügt der Arbeitgeber seiner Darlegungslast, wenn er auf das negative Ergebnis des bEM hinweist und vorträgt, dass keine anderen Beschäftigungsmöglichkeiten bestehen.
3. Die Durchführungsphase
Konnten im Gespräch erfolgsversprechende Maßnahmen ermittelt werden, werden diese in der Durchführungsphase umgesetzt. Die Maßnahmen sind zielführend, wenn sie der Wiedereingliederung des erkrankten Arbeitnehmers in den Arbeitsalltag dienen. Am Ende der Durchführungsphase steht eine Ergebniskontrolle mit allen Beteiligten.
Das bEM-Verfahren endet in dem Zeitpunkt, in dem die Maßnahmen zum Erhalt des Arbeitsplatzes umgesetzt wurden.
Ist ein Arbeitnehmer nach einem abgeschlossenen bEM erneut innerhalb eines Jahres sechs Wochen arbeitsunfähig erkrankt, muss der Arbeitgeber nach der neuen Rechtsprechung des BAG erneut ein bEM durchführen. Ein vollständig durchgeführtes bEM-Verfahren wirkt also nicht dergestalt fort, dass erst nach dem Ablauf einer bestimmten Frist erneut ein bEM durchzuführen ist. Zieht der Arbeitgeber nach dem Abschluss eines bEM eine krankheitsbedingte Kündigung in Betracht, sollte diese folglich zeitnah nach dessen Abschluss ausgesprochen werden.